Employer Branding, organizational culture, internal branding & labour market communication

Autonomie op de werkvloer: mag het ietsje meer zijn?

Onze honger naar vrijheid en eigen inbreng is nooit gestild.

Meer dan de helft van de mensen mist autonomie in zijn werk. Maar wat is dat toch eigenlijk, autonomie? Kun je het vastpakken? Zelf bepalen wat je doet, onafhankelijk zijn, willen we dat niet allemaal in ons leven en het liefst ook in ons werk?

In mijn eerste artikel gaf ik aan dat mensen die autonomie, verbinding, vertrouwen en betekenis in hun werk ervaren, dolgelukkig zijn en beter presteren. Autonomie is één van de grootste drivers voor engagement op de werkvloer. En het wordt alleen nog maar belangrijker. Reden temeer om ermee aan de slag te gaan en je medewerkers nog meer ruimte te geven.

Het was bij mijn eerste baantje bij de lokale supermarkt dat ik na anderhalf jaar een euforisch autonomie-momentje ervoer. Ik vulde al een tijdje vakken. Het kwam erop neer dat ik iedere keer in een willekeurig gangpad werd neergezet en daar de spullen van de containers in de schappen mocht zetten. Tot ik op een donderdagavond binnenkwam aan het begin van de dienst en ik te horen kreeg dat ik ‘de drank’ mocht gaan doen. Wow! Samen met een vast maatje je eigen terrein. Niemand die je vertelde in welke volgorde je welke container moest legen. Met steekwagentjes in de weer, bierkratjes stapelen en samen grappen maken zonder meekijkende manager. Wat een vrijheid.

Het was een heerlijk gevoel, het idee dat je zelf je werk kunt indelen en eigen keuzes kunt maken hierbinnen. En ik ging er harder van werken. Ik sta hierin niet alleen. Uit verschillende studies blijkt dat mensen die autonomie ervaren in hun werk productiever zijn. Daarnaast hebben ze ook meer vertrouwen, zijn blijer op het werk en hebben een kleinere kans op een burn-out. Ook loont het organisaties om meer autonomie te geven. Uit een onderzoek van Cornell University naar autonomie op de werkvloer bleek dat bedrijven die hun medewerkers veel autonomie gaven vier keer zo hard groeiden en drie keer zo laag personeelsverloop hadden.

Autonomie is van alle tijden

Volgens de zelfbeschikkingstheorie, in de jaren ’80 ontwikkeld door de Amerikaanse psychologen Edward Deci en Richard Ryan, zijn autonomie, competentie en verbondenheid universele behoeften. Worden deze gevoed, dan zijn mensen gelukkiger en gemotiveerder, ook op de werkvloer.

De behoefte aan autonomie is dus van alle tijden. Toch zien we binnen organisaties nog altijd enorme verschillen in de mate waarin men ruimte krijgt en autonomie ervaart.

Zelfbeschikkingstheorie van Deci en Ryan 1.

Allereerst hangt dit natuurlijk af van de functie. Zo zijn er veel banen met minder flexibiliteit, zoals bijvoorbeeld in fabrieken, winkels of callcenters. Door de digitalisering is veel werk geautomatiseerd en daarnaast is het aantal kenniswerkers alleen maar gegroeid. Dit leidt tot steeds meer banen waar veel ruimte is voor eigen inbreng en flexibiliteit. De roep om autonomie binnen het werk wordt daarmee alleen maar groter.

Een beller is niet altijd sneller

Dat neemt niet weg dat een callcentermedewerker ook behoefte heeft aan autonomie. Binnen de kaders van zijn werk kan hij weldegelijk de ruimte krijgen voor een eigen invulling, bijvoorbeeld in het helpen van een klant. Veel klantenservice-afdelingen werken met vaste scripts, waardoor de eigen inbreng in het werk minimaal is. Het gevolg? Een zeer hoog personeelsverloop, meer dan tweemaal zoveel als bij andere banen. Sommige callcenters hebben zelfs een jaarlijks personeelsverloop van meer dan 100%, wat betekent dat binnen 1 jaar alle medewerkers zijn vervangen.

Online schoenenwinkel Zappos doet het anders. Zij geven hun medewerkers van de klantenservice volledige regie over de gesprekken, met 1 helder doel: hun klanten blij maken. In plaats van strenge regels om de gesprekstijd zo kort mogelijk te houden, loopt het bij Zappos vaak uit de hand. Het langste telefonische klantgesprek is daar 10 uur en 51 minuten!

Zappos staat al jaren bekend als 1 van de beste werkgevers en kent ook nauwelijks personeelsverloop. En ook staat het jaarlijks bovenaan de lijstjes als het gaat om de beste klantenservice. En dat heeft ze geen windeieren gelegd. Een win-winsituatie dus.

Millennials gaan voor flexibiliteit

Het geven van autonomie loont dus en de behoefte hieraan op het werk wordt alsmaar groter. Dit komt deels ook door het groeiende aantal millennials op de werkvloer. Momenteel is ruim een derde van de werknemers millennial en deze groep is opgegroeid in een wereld waarin alles maakbaar lijkt. Daarnaast staan ze altijd en overal in contact met iedereen. Ze zien hun baan daarom ook als een verlengde van hun identiteit en stellen er hoge eisen aan. Een baan is voor hen niet zomaar een job, maar moet betekenis hebben. Daarnaast verwachten ze veel meer flexibiliteit en hebben ze minder behoefte aan vaste werktijden en werkplekken. Dat wil niet zeggen dat ze niet hard willen werken. Integendeel. Ze zijn enorm ambitieus, maar willen werken op hun voorwaarden. Geef je ze de ruimte, dan zullen ze nog harder voor je werken.

Er is echter nog veel werk te verzetten. Uit internationaal onderzoek van Effectory blijkt dat 52% van de medewerkers autonomie mist in zijn of haar baan. Mannen ervaren autonomie overigens net iets anders dan vrouwen. Bij mannen gaat het vooral om de inhoudelijke invulling van het werk, terwijl vrouwen meer behoefte hebben aan flexibiliteit in werkplek en werktijden.

Weg met de 9-tot-5-mentaliteit

Autonomie op het werk is er in veel verschillende vormen. Nu we middenin de coronacrisis zitten, krijgen werknemers noodgedwongen meer autonomie over tijd en plek. We werken nu massaal thuis en velen van ons werken ’s avonds nog even door om dingen af te krijgen, als de kinderen op bed liggen. Nu we ervaren hoe eenvoudig we kunnen vergaderen via beeldbellen, is de verwachting dat het thuiswerken steeds meer geaccepteerd zal worden. Het zou mooi zijn als we deze lijn zouden kunnen doortrekken en dat we onze collega’s beoordelen op wat ze gedaan krijgen en niet op het aantal uren dat ze aan het werk zijn.

Steeds meer organisaties durven te spelen met werktijden, vanuit de gedachte dat alleen de output van het werk telt. Het bekendste voorbeeld is het outdoor merk Patagonia, waar men vrij is om tijdens werktijd naar buiten te gaan om te surfen of te skiën, als het weer erom vraagt. Oprichter Yvon Chouinard schreef een boek over zijn bedrijf genaamd “Let my people go surfing”. De titel spreekt voor zich.

Schep duidelijkheid over de taken

Toen ik in de supermarkt ‘de drank mocht gaan vullen’, kreeg ik meer autonomie over hoe ik mijn drankcontainers mocht wegstouwen. De taak was helder en de invulling kon ik zelf bepalen, net zoals de callcentermedewerkers bij Zappos zelf de invulling van hun gesprekken mochten bepalen. Autonomie komt tot bloei wanneer de taak of doelstelling helder is. Mensen vrijlaten in hun werk is fijn, maar zonder duidelijkheid over het doel gaat men zwemmen.

Hoewel het erg logisch is, gaat hier nog veel mis bij organisaties. Het is enorm belangrijk dat iedereen binnen de organisatie weet welke richting het op gaat, wat de missie is en hoe dat zich vertaalt naar de doelstellingen per team en taken per individu. Het geven van autonomie is mooi, maar vraagt om transparantie en duidelijkheid van het management.

Lang leve vrije werktijd!

Veel creatieve bedrijven gaan nog een stap verder dan het geven van ruimte over hoe men z’n werk doet. Zij geven werknemers de ruimte om een deel van hun tijd te besteden aan eigen projecten. Hiermee creëert het ruimte voor innovatie. Zo heeft Google al jaren de Google Friday, een afspraak waarbij werknemers 20% van hun werktijd mogen besteden aan projecten naar eigen keuze. Collega’s met een gezamenlijke drive of interesse zoeken elkaar dan op om aan een leuk project te werken.

Veel van Google’s innovaties zijn voortgekomen uit deze zogenaamde hobbyprojecten, zoals Gmail, Google Earth en Google Translate. Het idee van volledige vrijheid geven over een deel van je werktijd komt niet van de grote techbedrijven die we nu kennen. Al in 1948 lanceerde het bedrijf 3M het 15%-programma, waarbij medewerkers 15% van hun tijd vrij mochten besteden. Zonder dit mooie initiatief hadden we nu geen post-its gekend.

Employer Branding Company - Organisatiecultuur, corporate branding, internal branding, werkgeverscommunicatie - Vrije werktijd

Het geven van autonomie loont dus in veel opzichten, al hangt de invulling af van het type werk. Uiteindelijk hebben kassamedewerkers ook behoefte aan autonomie in hun werk, al zal dit anders zijn dan bij IT developers. Hoe zorg je nu als werkgever of als manager dat je mensen meer autonomie ervaren. Kortom:

Waarop moet je letten bij het geven van autonomie?

Hierbij wat tips om je op weg te helpen:

  • Zorg allereerst dat je mensen goed weten wat de doelstellingen zijn en welke rol zij hierbinnen spelen. Wees transparant en maak je mensen taak owner.
  • Geef duidelijk aan wat je van ze verwacht en laat ze volledig vrij in de manier waarop ze hun taak uitvoeren. Bespreek je verwachtingen en zorg vooraf voor overeenstemming.
  • Vraag ze of ze alles hebben om hun taak goed uit te kunnen voeren. Voorzie ze van de juiste informatie, tools en ondersteuning.
  • Stop met micromanagen! Neem afstand van het proces en laat je mensen met rust.
  • Wees beschikbaar voor vragen. Geef je mensen het gevoel dat je altijd bereikbaar voor ze bent.
  • Als er fouten worden gemaakt, behandel ze als een mooi leermoment en biedt de mogelijkheid om het daarna goed te doen. (meer over het maken van fouten volgt in mijn artikel over ‘vertrouwen’).
  • Stimuleer nieuwe ideeën en biedt een platform waar deze ideeën aandacht krijgen.
  • Geef medewerkers de tijd en ruimte om nieuwe dingen te leren en zich verder te ontwikkelen.

Misschien ben je al een heel eind of wil je er morgen mee beginnen. Je zult dan vast merken dat het af en toe best lastig is. Laszlo Bock, oud HR baas van Google, verwoordt het mooi in zijn boek De toekomst van Werk:

“Geef je medewerkers nét iets meer vertrouwen, vrijheid en beslissingsbevoegdheid dan waarbij je je prettig voelt. Als je dan niet de zenuwen krijgt, heb je ze te weinig gegeven.”

Met andere woorden: de korte termijn onzekerheden wegen niet op tegen de lange termijn motivatie en energie van je mensen. Hiermee zet je een goede stap naar een positief werkklimaat waarin je mensen kunnen bloeien.